As-tu cette impression également que le monde du travail évolue à une vitesse éclair surtout sur le web ? Il n’est donc pas étonnant que les assistantes virtuelles soient de plus en plus recherchées. Grâce à leur expertise et à leur flexibilité, elles peuvent t’aider à faire passer ton entreprise au niveau supérieur. Cependant, déléguer des tâches à une assistante virtuelle peut s’avérer difficile, surtout si tu n’as jamais travaillé avec une assistante virtuelle auparavant. Tu peux avoir peur à l’idée de laisser le contrôle de certaines tâches ou craindre que le travail ne soit pas effectué selon tes critères. Mais ne sois pas effrayé(e) ! Dans cet article, je vais te donner cinq conseils pour déléguer sereinement à une assistante virtuelle. En suivant ces conseils, tu seras en mesure d’établir une relation de travail productive et de confiance avec ton assistante virtuelle. Tu pourras ainsi te concentrer sur ce que tu fais le mieux : développer ton entreprise. Alors, c’est parti !
Quel est le rôle d’une assistante virtuelle ?
Une assistante virtuelle est une professionnelle indépendante qui fournit des services à distance. Elle peut avoir un passé d’assistante de direction ou bien elle aura fait une reconversion en se formant. Elle peut offrir une gamme de services tels que la gestion des réseaux sociaux, la planification des rendez-vous, la gestion des e-mails, la recherche en ligne, la gestion administrative et pré comptable et bien plus encore. Une assistante virtuelle travaille souvent en tant qu’entrepreneur individuel ou en tant qu’entreprise de services professionnels.
Il est essentiel de comprendre le rôle d’une assistante virtuelle avant de travailler avec elle. Une assistante virtuelle va aider à alléger ta charge de travail, te permettant de te concentrer sur des tâches plus importantes et stratégiques. Elle peut également t’aider à gérer ton temps plus efficacement en prenant en charge certaines tâches routinières. En comprenant le rôle d’une assistante virtuelle, tu peux mieux comprendre comment elle peut t’aider à faire passer ton entreprise au niveau supérieur.
Conseils pour trouver la bonne assistante virtuelle
Il existe de nombreux moyens de trouver une assistante virtuelle. Cependant, trouver LA bonne assistante peut être une tâche difficile. Voici quelques conseils pour t’aider à trouver ta perle rare :
Définis tes besoins :
Ton premier objectif sera de déterminer les tâches que tu souhaites déléguer. Cela t’aidera à trouver une assistante virtuelle qui a les compétences et l’expertise nécessaires pour gérer ces tâches. N’hésite pas à tracker ton temps avec des outils comme Clockify ou Toggl Track. Tu verras le temps que tu passes sur chaque tâche et tu pourras ainsi calculer le temps que tu pourrais te décharger.
Utilise des plateformes de freelance :
Il en existe de nombreuses qui te permettront de trouver des assistantes virtuelles qualifiées, tels que Malt. Si tu fais partie d’un réseau d’entrepreneurs ou de freelances, il est fort probable également que tu trouveras des assistantes virtuelles dans ce réseau. En effet, beaucoup d’entre elles y sont inscrites pour créer du lien avec d’autres freelances. Tu ne connais pas de plateformes de réseau d’entrepreneurs ? Je te conseille Ta Pote Freelance, Inside Freelancing ou la Team Pastèque.
Fais des recherches sur Instagram ou Linkedin:
De nombreuses assistantes virtuelles y sont inscrites. Tu peux ainsi voir leur univers et identifier une personne avec les valeurs que tu recherches.
Fais appel à des spécialistes d’aide à la délégation:
Grâce à ces spécialistes, tu vas pouvoir définir en amont les tâches qui seront nécessaires à déléguer pour ton bien-être et ton évolution. Ces spécialistes de la délégation ont, en plus, de nombreux contacts d’assistantes virtuelles de confiance et peuvent ainsi pré sélectionner pour toi les personnes susceptibles de te convenir. Je te conseille de faire appel à ED Assistante ou à Deleg Easy si tu veux de l’aide à ce sujet.
Fais des appels découvertes:
Avant de travailler avec une assistante virtuelle, assure-toi de faire un entretien en visio ou par téléphone. Cela te permettra de voir si le feeling passe entre vous, de mieux comprendre ses compétences, son expérience et sa personnalité.
Renseigne-toi sur les tarifs des assistantes:
Sois conscient(e) qu’une assistante virtuelle a calculé son tarif selon des charges ( cotisations, impôts, équipements, congés, formations…). Si tu vois une assistante pratiquer des prix en dessous de 35€ de l’heure, il faut te poser des questions sur les résultats que tu risques d’avoir. En effet, ton assistante fera son maximum pour rentrer dans ses frais et donc pourrait de te rendre un travail bâclé. Les tarifs d’une bonne assistante se situent plutôt entre 40 et 50€ de l’heure. Il est courant de faire un contrat au forfait, c’est-à-dire que tu paieras le résultat attendu plutôt que le temps passé.
Fixer des attentes et communiquer efficacement
Pour déléguer efficacement à ton assistante virtuelle, il est essentiel de fixer des attentes claires et de communiquer efficacement. Voici quelques recommandations à suivre:
Signe un contrat :
Ton assistante virtuelle te fera signer un contrat avant de commencer à travailler. Il va décrire clairement les attentes, les responsabilités et les délais. Cela permettra d’éviter les malentendus et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Communique efficacement grâce à des outils :
Utilise des outils tels que Google Meet, Zoom ou Whatsapp pour communiquer avec ton assistante virtuelle. Tu pourras discuter avec elle en temps réel et éviter des malentendus.
Fais un planning avec des délais clairs:
Assure-toi de fixer des délais clairs pour les tâches que tu souhaites déléguer. Cela t’aidera à éviter les retards et à garantir que le travail est effectué à temps.
Déléguer des tâches et des responsabilités
En ayant suivant ces précédents conseils, tu peux ensuite commencer à déléguer des tâches et des responsabilités. Voici quelques points à suivre si tu veux déléguer sereinement :
Détermine les tâches à déléguer:
Choisis des tâches qui sont importantes mais qui ne nécessitent pas ton expertise. Je t’invite à étudier le concept de la matrice Eisenhower qui est un outil d’analyse et de gestion du temps.
Donne des instructions claires:
Lorsque tu délègues une tâche à ton assistante virtuelle, donne lui des instructions claires et détaillées. Elle comprendra ainsi exactement ce que tu attends.
Etablis des process :
Prends des notes détaillées sur chaque tâche à effectuer, ou filme la procédure grâce à Loom. Ton assistante n’aura plus qu’à suivre tes process et tu seras sûr(e) du résultat attendu.
Suis les avancées dans les tâches déléguées:
Utilise des outils tels que Trello ou Notion pour suivre les avancées des tâches. Il est fort possible que ton assistante aille de plus en plus vite dans les tâches et tu pourras définir avec elle si tu peux lui en déléguer d’autres.
Confiance et responsabilité dans la délégation
Il te faudra avoir confiance en ton assistante et lui donner la responsabilité nécessaire. Suis ces conseils pour que tout se passe au mieux entre vous :
Développe une relation de travail solide:
Communique régulièrement et établis des objectifs clairs. Fais une réunion en visio une fois par mois pour voir ensemble s’il y a des points à améliorer pour le mois suivant.
Félicite ton assistante virtuelle sur son travail:
Cela lui permettra de rester motivée par les missions et développera son intérêt pour te conseiller. En effet, une assistante virtuelle a d’autres clients et sait ce qui fonctionne chez les autres. Elle peut te donner des conseils pour faire croître plus rapidement ton entreprise.
Fais confiance à ton assistante virtuelle:
Lorsque tu délègues une tâche à ton assistante virtuelle, fais-lui confiance pour la gérer. Cela lui permettra de se sentir valorisée et de travailler plus efficacement.
Outils et ressources pour la gestion de la délégation
Il est essentiel d’utiliser les bons outils et ressources pour gérer efficacement la délégation avec ton assistante virtuelle. Voici des exemples d’outils et ressources :
Trello:
Trello est un outil de gestion de projet qui te permet de suivre les tâches et les délais.
Notion:
Notion est un autre outil de gestion de projet et d’organisation très puissant. Il est plus difficile à prendre en main mais il est facile de trouver des templates déjà prêts ou de suivre des tutoriels sur Youtube.
Google Drive:
Google Drive est un outil de stockage qui te permet de partager des fichiers avec ton assistante virtuelle.
Conclusion – Pour bien déléguer à ton assistante virtuelle
Déléguer des tâches à une assistante virtuelle peut être une tâche difficile, mais en suivant ces cinq conseils, tu peux le faire facilement et en toute confiance. En comprenant le rôle d’une assistante virtuelle, en trouvant la bonne assistante, en fixant des attentes claires, en déléguant des tâches et des responsabilités, en ayant confiance et en utilisant les bons outils et ressources, tu peux établir une relation de travail solide avec ton assistante virtuelle et faire passer ton entreprise au niveau supérieur.
Tu peux prendre rendez-vous avec moi si tu souhaites déléguer certaines tâches. Regarde les services que je propose et réserve un appel découverte !
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