Vos créations, c’est votre passion et vous avez décidé de créer votre entreprise pour en vivre. Chouette ! Mais le but d’être à son compte c’est avant tout de gagner sa vie s’en s’épuiser.
Votre cœur de métier est de créer de vos mains.
Créer de vos mains vous anime, c’est votre cœur de métier. Mais pour vendre vos créations sur les marchés ou en ligne, vous avez dû apprendre aussi d’autres métiers :créateur de site web, graphiste, secrétaire, community manager, gestionnaire SAV, photographe…
Vous avez envie de vous développer? Il est alors judicieux de se faire épauler et de faire appel à une aide extérieure. L’assistante virtuelle (ou assistante web freelance / assistante indépendante) est la personne idéale. En effet, il n’est pas nécessaire que la personne vienne à votre bureau / atelier. Il est tout à fait possible de le faire à distance.
Pourquoi faire appel à une assistante virtuelle?
L’assistante virtuelle est professionnelle dans l’administratif et le web marketing. Elle travaille depuis son domicile, avec son ordinateur et ses propres logiciels. Elle est un vrai couteau suisse : elle est formée à de nombreux outils et a des compétences dans une multitude de domaines.
En plus, en faisant appel à une assistante freelance, on s’épargne toutes les formalités d’embauche (contrat d’embauche, fiche de salaire, calcul des congés payés…) : gain de temps et d’argent !
L’appeler pour une mission précise ou un forfait mensuel offre une vision claire sur le coût pour votre entreprise.
Alors que déléguer concrètement ?
Voici un aperçu des tâches qu’un artisan ou un créateur peut déléguer afin de rester concentré sur son cœur de métier :
L’administratif
La première chose qu’un entrepreneur délègue généralement, c’est l’administratif. Classer les documents digitalement, préparer les courriers, répondre aux fournisseurs… Quand on n’est pas du métier, ces tâches sont vraiment des corvées ! L’assistante virtuelle a souvent un passé de salariée comme assistante de direction. Ces tâches n’ont plus de secrets pour elle. Elle a des automatismes qui font gagner du temps. Elle est au courant de toutes les nouvelles lois et formalités nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
La comptabilité
Votre assistante virtuelle peut se charger de l’envoi de vos devis auprès de vos fournisseurs. Confiez lui la facturation une fois votre prestation terminée ou votre produit livré. Et si vos factures étaient déjà enregistrées dans votre dossier factures clients, prêtes à être traitées et réglées ? Quel gain de temps pour votre suivi comptable. Demandez lui également de s’occuper de vos relances. Votre trésorerie vous en remerciera ! Au même titre que vos clients, vous avez des échéances à régler. N’attendez pas qu’on vous relance. Cela pourrait vous faire passer pour un mauvais payeur. Dans la mesure du possible, respectez les délais de paiement qu’on vous a accordé. Ou prévenez votre créancier de tout retard possible. Avoir un échéancier à jour vous permet d’anticiper. Alors oui, vous l’avez compris, déléguez aussi cette partie !
La gestion de la boîte mails et du service client
Horreur, votre boite mail est remplie. Vous ne retrouvez même plus la facture de votre fournisseur parmi toutes les demandes clients qu’il vous reste à répondre… Ne serait-ce pas plus simple si votre assistante pouvait répondre à votre place à vos clients? Quelle satisfaction pour eux d’avoir eu une réponse rapidement! Le service client doit être irréprochable car un client satisfait, c’est un client qui reviendra vers vous.
Le management de vos réseaux sociaux
Impossible d’y échapper. Vous devez être présent sur les réseaux sociaux pour montrer vos créations. Montrer les coulisses de votre atelier, mettre en avant votre expertise… Le fait main est un atout précieux pour les clients qui recherchent à consommer de manière éthique, responsable et engagée. Utilisez les réseaux sociaux comme une vitrine pour présenter vos produits. Incitez les à vous rendre visite sur les marchés locaux. Il vous faudra publier du contenu régulièrement, répondre aux commentaires…Et bien devinez quoi, c’est encore une tâche que vous pouvez déléguer à votre assistante ! Elle pourra même vous aider à créer un calendrier éditorial. Et ainsi publier du contenu selon une stratégie définie ensemble.
La gestion de votre site web
Publier du contenu régulièrement est très important pour la visibilité de votre site sur google. Si vous vendez vos créations, il y a tout un travail derrière d’upload de photos, de création de fiches de produit…Si vous avez un blog c’est encore mieux. Mais il y a tout un travail de recherche de mots clés SEO, de mise en forme des articles pour qu’ils soient efficaces. Si vous publiez à un rythme régulier , votre assistante peut vous faire le plus gros du travail sur votre site web.
La gestion de votre compte Pinterest
Au cas où vous ne le saviez pas, avoir un compte Pinterest est vraiment LA bonne idée pour attirer des clients sur votre site web. Il fonctionne par mots clés et permet de générer du trafic vers votre site et/ou blog. C’est une véritable plateforme d’inspiration pour vos clients. Pinterest peut vous aider à montrer votre expertise, développer votre mailing list et booster vos ventes en ligne. Une assistante pourra vous créer un compte optimisé, enregistrer vos épingles dans des tableaux…Certaines assistantes ont même fait de la gestion de compte Pinterest une vraie expertise (c’est mon cas!).
La création graphique de vos supports physiques et de communication
Elaborez une charte graphique avec votre assistante. Elle a des compétences en création graphique: elle s’occupera de vos flyers, cartes de visite, étiquettes produits…Quoi de plus agréable pour vos clients que d’avoir un beau produit avec un descriptif attrayant.
L’organisation de vos déplacements
Faire des marchés de créateurs est une organisation ! Il faut parfois louer un camion pour le transport des créations, gérer vos déplacements en réservant un billet de train, se loger…Encore des tâches faciles à déléguer à votre assistante virtuelle ! Elle pourra même vous faire une check list des choses à ne pas oublier.
Il y a bien sûr une multitude d’autres tâches qu’une assistante virtuelle peut faire à votre place. Réfléchissez bien à l’évolution que vous souhaitez apporter à votre entreprise.
Investir quelques heures dans la délégation est un excellent moyen de faire développer votre business sans que vous soyez contraints de travailler plus.
L’important pour vous reste de vous focaliser sur votre cœur de métier et d’enrichir vos idées pour créer toujours de beaux produits.
Vous vous sentez prêt à déléguer? Réservez un appel découverte avec moi!
